Persberichten zijn doorgaans bedoeld om de buitenwereld te informeren over een concreet nieuwsfeit of een bepaald standpunt. Een persbericht is een mededeling van een bedrijf, organisatie of persoon aan de media, primair bedoeld voor journalisten. Journalisten krijgen talloze persberichten binnen, waardoor ze zich enkel focussen op de meest interessante berichten en die ook zullen publiceren. Je wilt natuurlijk dat zoveel mogelijk mensen bereikt worden, dus hoe schrijf je jouw persbericht nu zo, dat het uitgekozen wordt door journalisten voor publicatie?
We lijsten hier enkele tips op die je in acht moet nemen bij het versturen van een persbericht:
1. De meeste mensen versturen persberichten per email. Redacties hebben hiervoor een voorkeur omdat dit veel sneller werkt dan een papieren tekst. Er zijn enkele zaken waar je op moet letten bij het versturen van een bericht.
- Om te beginnen moet je de aandacht trekken van de lezer. Zet dus in het onderwerp van je email in hoofdletters dat het om een PERSBERICHT gaat, gevolgd door het onderwerp van het bericht.
- Benader redacties zo mogelijk al vóór de publicatie zodat ze weten dat het nieuws er aan komt.
- Plaats je bericht in de email zelf, dus niet in bijlage.
- Verder is het goed om de journalisten de prioriteit van de mail te laten bepalen, dus geef niet aan dat de urgentie hoog is.
- Indien bestanden te groot zijn om mee te sturen, stel documenten, foto’s en achtergronden dan beschikbaar via internet.
- Stuur geen persbericht rechtstreeks naar een compleet e-mail adresbestand. Dan leest elke ontvanger waar het bericht nog meer heen is gegaan. Dat is geen stimulans voor de betreffende redacteur en slecht voor de privacy. Mail het dus aan jezelf en stuur een zogeheten blind carbon copy (BCC, zit als optie in je mailprogramma) naar je persbestand.
2. Voor het ideale persbericht volg je de volgende opbouw: kopregel, lead, basistekst, boiler plate en noot voor redactie.
- Eerst en vooral moet je het kernnieuws vaststellen. Wat is de hoofdzaak die je wil delen met de wereld? Is het echt nieuws of wist iedereen het eigenlijk al? Wat is de betekenis / het belang voor de samenleving? Je kan deze vragen ook beantwoorden aan de hand van de 5W’s + H: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe. Het belangrijkste nieuws wordt de kop van je persbericht.
- De kop is van wezenlijk belang in een persbericht. De journalist beslist aan de hand van de kop of het persbericht al dan niet gepubliceerd zal worden. Belangrijk is dat de kop kort en leesbaar blijft en dat overbodige woorden zoals lidwoorden of ‘van’ geschrapt worden. Verder is het aan te raden om geen punt, vraagteken of uitroepteken te gebruiken.
- Wanneer je aan je tekst begint vermeld je eerst de plaats en datum waarop het bericht verstuurd wordt. De andere W/H-informatie volgt in een samenvattende zin, de lead, die het hele bericht probeert samen te vatten in een eerste alinea. Zet het nieuws (wat) in de eerste regel. Vermeld dan de oorzaak of veroorzaker van het nieuws (wie) en de plaats (waar). Eventueel kan nog de tijd waar het nieuws is gelanceerd (wanneer) en de reden ervoor (waarom). De hoe-vraag kan in de basistekst worden beantwoord. De antwoorden op die vragen moeten in maximaal vijftig woorden worden gegeven.
- Dan volgt de basistekst. Deze tekst behandelt het waarom, hoe en waarmee? Werk de lead in de volgende alinea’s verder uit met details, eventuele (sappige) quotes, etc. Waar kunnen we meer lezen? Heb je cijfers, een paper? Je kan tussenkopjes gebruiken om de tekst overzichtelijk te houden. Rangschik de alinea’s op volgorde van belangrijkheid. Het kan namelijk gebeuren dat de redactie je bericht wel wilt plaatsen, maar het door plaatsgebrek in moet korten. Vaak wordt dan gewoon het onderste deel van de tekst weggelaten.
- Sluit het inhoudelijke deel van het persbericht af met een duidelijk afsluitteken, bijvoorbeeld een aantal platte streepjes of hekjes. Op die manier is het duidelijk dat alle tekst die erna komt, niet voor publicatie is bestemd. Voeg een profielschets, de boiler plate, van de organisatie aan het persbericht toe. Dit is een korte tekst over producten en diensten van de organisatie, het aantal werknemers, de omzet, de missie ed.
- In een noot voor redactie kan de journalist meer informatie verkrijgen over het contact met de organisatie. Zet erbij dat die gegevens niet voor publicatie bedoeld zijn, anders kan het gebeuren dat een journalist je gegevens online publiceert.
3. Ten slotte moet je deze algemene tips in acht houden voor je jouw bericht uitstuurt:
- Maak een persbericht niet langer dan een A4. Indien het wel langer is, plaats dan de belangrijkste informatie in de email en het gehele bericht (inclusief overige tekst) in bijlage.
- Probeer de tekst objectief te houden.
- Een goed persbericht is in de actieve vorm geschreven, dus woorden als ‘worden’, ‘kunnen’ en ‘zullen’ worden best vermeden.
- Controleer uiteindelijk de tekst goed op spelling- en taalfouten. Het is altijd goed om een collega de tekst nog eens kritisch na te laten lezen. Als dat gebeurd is, is de tekst klaar om te verzenden!
Buzzista is gespecialiseerd in het opstellen en versturen van persberichten voor diverse producten en bedrijven. Buzzista kan jouw bedrijf adviseren hoe jouw bericht bij de juiste doelgroep terecht komt,hoe je de aandacht trekt en de buzz verspreid wordt. Wij kunnen je helpen vanaf concept en planning tot en met uitvoering en evaluatie achteraf. Voor vragen over onze diensten of voor het maken van een afspraak, kun je ons bereiken op: info@buzzista.nl