Velen denken bij het woord mailings aan een (digitale) nieuwsbrief van een media outlet of van een bedrijf/organisatie; een eenvoudig opgemaakte brief, bestaande uit een of enkele korte nieuwsberichten. Echter kan een mailing meer dan een (digitale) brief zijn. Een mailing kan digitaal of fysiek verstuurd worden. Digitaal wordt natuurlijk via e-mail verstuurd, wat snel en goedkoop is. Daar loop je echter het risico in de berg mails te verdwijnen. Als je écht de aandacht van je doelgroep wilt trekken kies je voor een verzorgde fysieke mailing. Dit kan een brief, brochure of catalogus zijn die je op basis van een adressenbestand verstuurt (per post) naar een bepaalde doelgroep, maar het kan ook een leuk en origineel pakket zijn dat meteen opvalt bij de geadresseerden. Hier moet je soms wat budget voor opzij leggen, maar je zal wel meer opvallen in de berg mails/brieven van journalisten of prospects die jij graag wilt bereiken.

Mailings, een vorm van direct marketing, kan je niet alleen inzetten om aandacht te genereren voor jouw product/bedrijf, maar ook om de relatie van je bedrijf met oude, huidige en/of nieuwe klanten te verbeteren, hen aan te zetten terug te komen naar jouw bedrijf/jouw producten, of om simpelweg response te krijgen voor een afspraak. Het is een middel om snel en gecontroleerd een grote groep ontvangers te benaderen met dezelfde boodschap.

Voor je je eigen mailing opstelt moet je vaststellen welke boodschap je wilt verspreiden en naar welke doelgroep je jouw mailing wilt versturen. Een Business-2-Business en een Business-2-Consumer doelgroep moet je immers anders benaderen. De timing is bijvoorbeeld een belangrijk verschil. Een B2B mailing wil je niet op vrijdag versturen, aangezien (veel) bedrijven sluiten in het weekend. Een B2C mailing wil je daarentegen net wel op een vrijdag versturen, omdat de personen dan tijd hebben om je bericht te lezen. Verder wil je ook de tekst in je mailing zakelijk houden in een B2B mailing, terwijl een B2C mailing al snel wat vlotter en humoristischer mag. Beide doelgroepen kunnen zowel een fysieke als digitale mailing ontvangen, maar net zoals de tekst, zal ook het pakket juist afgestemd moeten worden op de doelgroep.

Enkele tips om zelf een mailing op te stellen:

• Vervolledig en check je adressenlijst voor je begint met het uitsturen van je mailing. Als je twijfelt over de contactgegevens van een bepaald persoon, kijk dat even na.
• Zorg dat je mailing de aandacht trekt en de nieuwsgierigheid van de geadresseerden prikkelt. Let wel op dat de creativiteit niet zorgt dat er minder over de inhoud wordt nagedacht.
• Het is essentieel dat de geadresseerde zijn persoonlijk voordeel ziet. Vermeld dit dus al in de onderwerpregel. Het is belangrijk dat je vanuit de klant denkt, dus verkoop jezelf niet.
• Zorg ervoor dat de naam van de geadresseerde bovenaan de brief staat.
• Zorg ervoor dat de tekst die je gebruikt eenvoudig, consequent en niet te lang is (max 1 A4). In een mailing breng je slechts 1 boodschap over, die je uitschrijft in maximaal 10 fixatiepunten. Herhaal de essentie op het einde van je bericht en onderlijn eventueel enkele kernwoorden (maar niet te veel!). Lees zeker ook even je bericht na op schrijffouten!
• Roep op tot interactie (bijvoorbeeld via antwoordkaart, of bel zelf nadien de geadresseerden op). Het gaat immers om communicatie, een gesprek aangaan met de ontvangers. Zorg er dus voor dat de geadresseerde kan antwoorden indien hij/zij dit wenst.
• Gebruik een duidelijke handtekening. De ontvanger moet weten van wie de mailing komt en met wie hij/zij contact kan opnemen.
• Als je niet zeker bent over het ontwerp van je mailing, test dan even enkele variaties op kleine doelgroepen. Kies de mailing die de beste reactie veroorzaakte en verstuur die naar een grotere groep.

We hebben bij Buzzista al heel wat mailings opgesteld in de voorbije jaren. Hieronder enkele voorbeelden:

ICT bedrijf Call 2 had ons gevraagd een mailing te produceren vlak voor het WK voetbal in mei 2014. Zo hebben we WK mini voetbalkits met een begeleidende kaart naar zo’n 200 potentiële business leads gestuurd. Na het ontvangen van de mailing namen de accountmanagers contact op met de prospects om afspraken te maken voor kennismaking en namen zij een WK bal mee voor deze nieuwe klant.

Voor onze klant EA hebben we een opvallende mailing opgesteld. Om de racegame Need for Speed: Hot Pursuit bij de media in de aandacht te brengen stuurden we in 2010 een nep verkeersboete naar verschillende journalisten. Dit bereikte zeker het gewenste effect. Niet alleen waren zowel de geadresseerden als hun vrouw even in shock, maar toen ze zich ervan bewust werden dat het om een nepboete ging werd de actie maar al te graag op social media gedeeld.

Voor de 14de verjaardag van De Sims in 2013 hebben we Sims cupcakes uitgestuurd. We lieten cupcake boeketjes en Sims cupcakes maken en verstuurden deze naar diverse media, bloggers en de Sims community. Zij vonden dit helemaal geweldig want de cupcakes werden uitgebreid gefotografeerd en gedeeld op social media.

Hieronder vind je nog enkele voorbeelden van onze creatieve mailings:

Wij van Buzzista hebben ruime kennis en ervaring op het gebied van mailings. Dankzij onze communicatie, PR en marketingkennis kunnen we helpen je doelgroep te bepalen, te contacteren en de juiste mailing te creëren. Voor vragen over onze diensten of voor het maken van een afspraak, kun je ons bereiken op: info@buzzista.nl